2019年6月にアップした記事をリライトしました。
奇しくもコロナのせいでテレワークの推進が加速しました。Teamsの使い方をメインに読んでいただければと思います。
総務省などが提唱するテレワーク・デイズ。
来年のオリンピック開幕日である7月24日をテレワーク・デイとして数年前からアピールしてきました。
2019年の今年は7月22日から9月6日までを「テレワーク・デイズ2019」として各企業にテレワークを推奨しています。
https://teleworkdays.jp
テレワークについて
具体的にどんなことをしている？
私は都内に通勤していますが、特に7月24日は電車が空いていました。
いろいろな企業の方が在宅ワークなどで会社に出社せずに勤務された結果でしょう。その点では、テレワーク・デイズの浸透、取り組みを体感することはできました。
例えばPCメーカーのレノボ社では以下のような記事が出ていました。
https://japan.cnet.com/article/35140364/
オフィスに誰もいない…ここまで徹底されると清々しいですね。
SIerのNTTデータ社は約11,000人がそれぞれ5日以上テレワークを実施する取り組みを行っているようです。
https://www.nttdata.com/jp/ja/news/release/2019/071800/
オフィス家具のオカムラ社では約1,000人の従業員を対象に、自宅かサテライトオフィスでの勤務、または時差出勤を実施するとのことでした。
http://www.okamura.co.jp/company/topics/other/2018/twdays2018.php
それぞれいろいろと自社内で取り組みをされているようです。
勤務先の取り組み
私の勤務先でもテレワーク・デイズに参画しています。
10日以上テレワークをしよう、というもの。
ただ、勤務先ではたくさんの職種があり、全員が実施できるかというとそうではありません。特に私は営業職なので提案活動のひとつに顧客訪問があり、テレワークというわけにはいきません。
それでも、直行や直帰、サテライトオフィス(私の場合はカフェも)での勤務などでいつものオフィスの自席にいる時間は減りました。
営業職とはいえ、最近は提案書や製品紹介案内なども紙で持参する機会は圧倒的に減り、プロジェクタ投影や顧客に直接データで送付することが多くなりました。
- 社内スタッフは在宅ワークなどのテレワーク
- 営業職は直行直帰、サテライトオフィスでの業務
以前と比べるとかなり効率は良くなってきたように感じます。
テレワークを実施するためのツール
Microsoft Teams
私の勤務先はMicrosoft社のOffice365を導入しました。
OfficeはWordやExcelだけじゃないんですね。
使いこなしてくるととても便利です。特にあまり知名度がない(と思われる)*2021年現在ではメジャーなツールですTeams、とても便利なのでご紹介します。
その名の通り、いろいろなテーマで活動するためのチームを作れます。
もちろん部などの組織に関係なくチームを作れるので、大企業に有りがちな縦割りな部分の打開も期待できます。
リアルタイムで情報共有ができ、メールとも違って簡単に利用できるところがGoodです。社内SNSといったところですね。
そしてチャット機能です。特定のユーザーとチャットで会話可能(もちろん音声通話も可能)です。他部署の人も忙しいので、電話で相手の時間を奪うのも気が引ける、でも割と早めに回答が欲しい、という場面で役に立ちます。
メールだとレスをなかなかもらえなくても、チャットならその場ですぐ必要情報が得られることが多いです。
複数人でのチャットも可能なので、プロジェクトチームの数人で簡単にすぐ会話が可能です。
これはとても便利で個人的にとても良く使っています。
ファイル共有も可能で、複数人で同時に編集も可能です。
ファイルサーバなどにあるデータを複数人でメンテナンスする際、
他の人の編集完了を待って編集、などとする必要がありません。
Onedriveのファイル共有もでき、データへのアクセス環境は格段に良くなりました。
最後にスケジュール管理です。メーラーもOffice365のOutlookを利用すると、Teams内にも反映されます。そこからビデオ会議や音声会議を開始することができ、場所にとらわれず他部署の人と打ち合わせが可能です。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
はじめは分散出勤のために取り入れようとしていたテレワーク、現在は感染症予防で推進されるようになりました。ただ、実現には上で紹介したようなツールが必要になりますので導入コストはかかります。取り入れを検討されている方はOffice365構築可能なSIerさんやベンダーさんにお問い合わせされてはいかがでしょうか。
カフェなどのお店でお仕事をする方は周りの方への配慮を忘れずに。
声を出さず、チャットでの会話をオススメします。
そして画面の覗き見防止フィルムも必需品です。不要な情報セキュリティインシデント発生は防ぎ、感染症予防を施した上で、快適に働く「働き方改革」を実現していきましょう。
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